Preguntas frecuentes: Relativas al Funcionamiento Administrativo, Contable y Financiero de las Cooperativas

 

1.- ¿Qué son las cuotas de participación? ¿Cómo varían las mismas en el tiempo?

         Las cuotas de participación son títulos representativos de los derechos de los socios en el patrimonio de las Cooperativas. Se calculan luego de aplicar los acuerdos de la Junta de Socios que se pronunció sobre el Balance Anual y sus resultados, están compuestas por Capital, Reservas Voluntarias, menos las pérdidas no absorbidas. Es por lo anterior que el valor de las cuotas o derechos es variable, según estos múltiples factores en cada ejercicio contable. Las cuotas de participación no son por tanto un ahorro fijo, sino más bien una inversión en la medida que el valor de las mismas puede disminuir en caso que la Cooperativa presente perdidas.

2.- ¿Cómo se calcula el valor de las cuotas de participación?

         En términos generales, el valor de la cuota de participación se debe calcular una vez adoptados los acuerdos de la Junta General de Socios relativos a la distribución de resultados del balance anual del ejercicio inmediatamente anterior. Este valor estará conformado por: la suma de capital más las reservas voluntarias, menos Pérdidas no absorbidas, todo ello dividido por el número de cuotas al cierre del ejercicio anual.

         Sin perjuicio de lo anterior, se debe considerar que existen variables de cálculo que dependen de la conformación patrimonial y resultados obtenidos por las cooperativas.

La fórmula de cálculo de valor de la Cuta de Participación es la siguiente:

3.- ¿Cómo se procede frente a transferencias, rescates y devolución de las cuotas de participación?

         Las transferencias de cuotas de participación, así como los rescates, deberán ser aprobados por el Consejo de Administración. En el caso de transferir cuotas de participación a otras personas, el trámite debe efectuarse por instrumento privado firmado por el cedente – quien transfiere las cuotas – y el cesionario – o receptor de las cuotas transferidas – ante dos testigos mayores de edad o ante Notario, con la aprobación del Consejo de Administración.

         En el caso de las devoluciones por retiro, la persona que haya perdido la calidad de socio por renuncia o exclusión, y los herederos del socio fallecido tendrán derecho a la devolución del monto actualizado de sus cuotas de participación, según las modalidades establecidas en los estatutos de la Cooperativa.

4.- ¿Qué es remanente y excedente?

         Remanente corresponde al saldo favorable del ejercicio o utilidad registrado en el balance a una fecha determinada.

Los destinos del remanente son de acuerdo al siguiente orden de prelación:

  • Absorción de pérdidas acumuladas
  • Constitución de reservas (legales y/o voluntarias
  • Pago de interés al capital

Una vez efectuado lo anterior, el saldo-silo hubiere- se denominara excedente, el que podrá ser destinado en dinero en efectivo o dará lugar a una emisión liberada de cuotas de participación.

5.- ¿Cómo se distribuyen los excedentes de una cooperativa?

         Los excedentes provenientes de operaciones de la Cooperativa con los socios, se distribuirá a prorratas de éstas. Aquellos provenientes de operaciones con terceros, se distribuirán a prorrata de las cuotas de participación.

6.- ¿Cuáles son las Cooperativas de Importancia Económica (CIE) y qué antecedentes contables deben remitir?

         Según lo establecido por el artículo 109 de la Ley General de Cooperativas, las Cooperativas de Importancia Económica son las cooperativas de Ahorro y Crédito; las Abiertas de Vivienda; y toda cooperativa cuyos activos sean iguales o superiores a UF 50.000 (Unidades de Fomento)

         Antes de su constitución, las Cooperativas de Ahorro y Crédito y las de Vivienda Abierta, deben remitir un estudio socioeconómico.

         Las CIE deberán enviar de forma anual y a más tardar el 31 de marzo de cada año a la Unidad de Fiscalización de la División de Asociatividad y Economía Social: El balance general clasificado, el estado de resultado, el balance de ocho columnas, el informe de auditoría, el estado de flujo de efectivo, las correspondientes notas explicativas a los Estados Financieros y el certificado que acredite la inscripción de los auditores externos. Asimismo, deben publicar en la página web de la DAES el balance general, el estado de resultados, el examen del auditor y los nombres del contador y auditor respectivos.

FUNCIONAMIENTO NORMATIVO Y LEGAL

¿Cómo formar una Cooperativa?

         Conforme lo dispuesto en la Ley General de Cooperativas, las cooperativas se organicen con arreglo a la misma gozarán de personalidad jurídica.

         A partir de la entrada en vigencia de la Ley 19.832, del 2002, las cooperativas – incluyendo las campesinas – se constituyen de manera similar a las sociedades anónimas. Así,(1) debe reducir a escritura pública el acta de la Junta General Constitituitiva, (2) deben inscribir el extracto de la misma en el registro de comercio del Conservador de Bienes y Raíces correspondiente a su dominio social, y (3)deben publicarlo en el Diario Oficial.

         La Ley contempla al efecto en sus artículos 6 y siguientes, las menciones mínimas que deben contener los estatutos y los extractos.

         Se exceptúan de lo anterior las Cooperativas de Ahorro y Crédito y las Abiertas de Vivienda, las que previo a su constitución, deben someter a la aprobación del Departamento de Cooperativas un estudio socioeconómico sobre las condiciones, posibilidades financieras y planes de trabajo que se proponen desarrollar.

         Adicionalmente, las cooperativas deben inscribir su constitución en el Registro de Cooperativas que lleva la División de Asociatividad y Economía Social del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, conforme las disposiciones que dicte al efecto.

Eventualmente, podrá la Daes objetar el contenido del acta de constitución o sus extractos, cuando de su tenor quede en evidencia la infracción a normas legales o reglamentarias.

¿Con cuántos socios se constituye una cooperativa?

         El número de socios de una cooperativa será ilimitado, a partir de un mínimo de 5. Esto a excepción de las Cooperativas de Ahorro y Crédito, que requieren de un mínimo inicial de 50 socios, y las Cooperativas Abiertas de Vivienda, para las que la ley exige – además de  un activo de 6.000 unidades de fomento – un numero de, a lo menos 200, socios.

¿Qué estamentos componen la dirección de una cooperativa?

El Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia y el Gerente.

¿Quiénes administran una cooperativa?

         La administración de las cooperativas, recae sobre las figuras de “Consejo de Administración” y “Gerente”, a quienes les corresponderá todas las funciones que definan la Ley General de Cooperativas, el Reglamento y sus propios estatutos, y que no sean de competencia de otros organismos.

¿Qué normas debe contener el estatuto de una cooperativa?

El estatuto deberá contener al menos las siguientes menciones:

  1. Su razón social, domicilio y duración de la cooperativa. En el evento de no señalar duración, se entenderá que esta es indefinida. Si no señala domicilio, se entenderá domiciliada en el lugar de otorgamiento del instrumento de su constitución.
  2. El o los objetos específicos que perseguirá.
  3. El capital inicial suscrito y pagado; la forma y plazo en que será enterado, en su caso; el número inicial de cuotas; y la indicación y valoración de todo aporte que no consista en dinero.
  4. La forma en que la cooperativa financiara sus gastos de administración; el organismo interno que fijara los aportes; la constitución de reservas y la política de distribución de remanentes y excedentes; la información mínima obligatoria que se entregara periódicamente y al momento del ingreso de los socios a la cooperativa; las limitaciones al derecho de renuncia a la cooperativa y las modalidades relativas a la devolución de los aportes de capital efectuados por los socios.
  5. Los requisitos para poder ser admitido como socio, asi como los derechos y obligaciones, y causales de exclusión de los mismos.
  6. La periodicidad, fecha de celebración y formalidades de convocatoria de las Juntas Generales de Socios, las que, en todo caso, deberán celebrarse a lo menos una vez al año dentro del primer semestre.
  7. Las materias que serán objeto de Juntas Generales de Socios; así como la determinación de los quórums mínimos para sesionar y del número de votos necesarios para adoptar acuerdos, tanto de carácter general como los que requieran por su importancia de normas especiales, como aquellos a que se refiere el artículo 41 de esta ley.
  8. El número de miembros del Consejo de Administración, así como el plazo de duración de los consejeros en sus cargos, y su reelección. También si la renovación de los consejeros se hará por parcialidades o en su totalidad; así como la periodicidad de celebración y formalidades de convocatoria de las sesiones del Consejo; las materias que serán objeto de sesiones ordinarias y extraordinarias; los quórums mínimos para sesionar y adoptar acuerdos de carácter general o sobre materias que por su importancia requieran de normas especiales.

RELATIVAS AL COMPORTAMIENTO SOCIETARIO Y DEMAS QUE ESTABLEZCA EL REGLAMENTO

¿Cómo se pierde la calidad de socio?

         La calidad de socio se pierde por renuncia del socio, por fallecimiento, o por exclusión.

¿Cómo se realiza la exclusión de Socios?

         El procedimiento de exclusión de un socio de una cooperativa debe verificarse conforme a lo dispuesto en el respectivo estatuto social. El acuerdo del Consejo de Administración para excluir a un socio debe fundarse en la configuración de alguna de las causales que expresamente establece el estatuto. Sin perjuicio de ello, se aplican las disposiciones previstas en el artículo 19 del Reglamento de la Ley General  de Cooperativas, en todo lo no previsto en el estatuto.

¿Cuáles son las materias a tratar en las Juntas Generales Obligatorias de Socios?

Son materias de Junta General de Socios:

  • a) El examen de la situación de la cooperativa y de los informes de las Juntas de Vigilancia y auditores externos, asi como la aprobación oo rechazo de la memoria, del balance, de los estatutos y demostraciones financieras presentadas por los administradores o liquidadores de la cooperativa.
  • b) La distribución de los excedentes o remanentes de cada ejercicio.
  • c) La elección o revocación de los miembros del Consejo de Administración, de los liquidadores y de la Junta de Vigilancia.
  • d) La elección o renovación del Gerente Administrador y del Inspector de Cuentas, en el caso de las cooperativas con 20 socios o menos.
  • e) La disolución de la cooperativa.
  • f) La transformación, fusión o división de la cooperativa.
  • g) La reforma de sus estatutos.
  • h) La enajenación de un 50% o más de su activo, sea que incluya o no su pasivo; como asimismo la formulación o modificación de cualquier plan de negocios que contemple la enajenación de activos por un monto que supere el porcentaje antedicho. Para estos efectos se presume que constituyen una misma operación de enajenación, aquellas que se perfeccionen por medio de uno o más actos relativos a cualquier bien social, durante cualquier periodo de 12 meses consecutivos.
  • i) El otorgamiento de garantías reales o personales para caucionar obligaciones de terceros, excepto si estos fueren entidades filiales, en cuyo caso la aprobación del Consejo de Administración será suficiente. Son entidades filiales aquellas organizaciones en que una cooperativa controla directamente, o a través de otra persona natural o jurídica, más del 50% de su capital.
  • j) La aprobación de aportes de bienes no consistentes en dinero y estimación de su valor.
  • k) El cambio de domicilio social a una región distinta.
  • l) La modificación del objeto social.
  • m)La modificación de la forma de integración de los órganos de la cooperativa y de sus atribuciones.
  • n)El aumento del capital social, en caso de que sea obligatorio que los socios concurran a su suscripción y pago de las cuotas de capital respectivas.
  • ñ)  La adquisición por parte de las cooperativas de la calidad de socias de sociedades colectivas y de socio gestor   de sociedades en comandita y la celebración de cualquier contrato que genere la responsabilidad por obligaciones de terceros, salvo aquellos que sean una entidad filial de la cooperativa.
  • o) La fijación de remuneración, participación o asignaciones en dinero o especies que correspondan, en razón de sus cargos, a los miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia o cualquier otro comité de socios que se establezca en los estatutos.
  • p) Las demás materias que por ley o por los estatutos correspondan a su conocimiento o a la competencia de las juntas generales de socios y, en general, cualquier materia que sea de su interés social.

¿Cuáles son los quorum exigidos para la adopción de acuerdos?

  • a) Requerirán la conformidad de los dos tercios de los socios presentes o representados en la junta general respectiva los acuerdos relativos a las aterias de las letras e), f), h), i), j), k), l), m), n), y ñ), los que deberán ser tratados solo en juntas generarles especialmente citadas con tal objeto a) Requerirán la conformidad de los dos tercios de los socios presentes o representados en la junta general respectiva, los acuerdos relativos a las materias contenidas en las letras d), e), g), h); i), j), k), l), m), y n), del párrafo anterior.
  • b) Los acuerdos relativos a las demás materias de conocimiento de la junta general, se adoptaran por la mayoría simple de los socios presentes o representados en ella.

¿Quiénes pueden convocar a Junta Generales de Socios?

         Esta materia queda entregada a las disposiciones del estatuto de cada cooperativa, el que usualmente exige el acuerdo del consejo de administración. A falta de acuerdo, se suele facultar al Presidente del Consejo de Administración para efectuar la convocatoria.

¿Cuáles serían las formalidades de convocatoria a la Junta General de Socios?

         La citación a junta se efectuara por medio de un aviso de citación que se publicara en un medio de comunicación social, con una anticipación de no más de 15 días ni menos de 5 días de la fecha en que se realizara la junta respectiva. Deberá enviarse, además, una citación a cada socio, por correo regular o correo electrónico, al domicilio o dirección de correo electrónico  que este haya registrado en la cooperativa, con una anticipación mínima de quince días a la fecha de celebración de la junta respectiva, la que deberá contener una relación de las materias a ser tratadas en ella y las demás menciones que señale el reglamento.

         Deberá indicar, asimismo, el procedimiento para presentar los poderes para asistir y votar en representación de un socio, si correspondiere, lo que podrá omitirse en el aviso de citación que debe ser publicado en un diario de circulación local o nacional, según corresponda.

         En caso que sea la propia cooperativa la que ejecute el servicio de correo, para la distribución de las citaciones, la entrega se deberá efectuar a una persona adulta del domicilio respectivo, la que deberá firmar una hoja de control o libro de entrega de las citaciones, en la que se indicara la dirección en que se hace la entrega, el nombre del socio y el de la persona que recibe esta citación, debiendo esta firmar a continuación.

 Ejemplo de citación:

¿En qué periodo del año se debe celebrar la Junta General de Socios?

Se deben celebrar a lo menos una vez al año dentro del primer semestre

¿Cuáles son las facultades y funciones que cumplen las Juntas de Vigilancia?

         La junta de vigilancia tendrá por función examinar la contabilidad, su documentación de respaldo, inventarios, balance y los otros estados y demostraciones financieras que elabore la gerencia de administración de la cooperativa. Con ello, emitirá un informe sobre los mismos, que deberá presentar ante el consejo de administración y, en todo caso, a la junta general de socios.

         Deberá investigar e informar, asimismo, toda denuncia escrita que fundadamente reciba de los socios de la cooperativa y las irregularidades que lleguen por cualquier medio a su conocimiento.

¿Cuáles son las obligaciones de las cooperativas que no son de importancia económica?

         Las cooperativas que no reúnan las condiciones para ser calificadas de importancia económica, en los términos del Artículo 109 de la Ley General de Cooperativas deberán confeccionar anualmente un balance de ocho columnas, un Balance General Clasificado, este último incluido en la ficha estadística, disponible en el sitio web: http//economiasocial.economia.cl, y un Estado de Resultados, al 31 de Diciembre de cada año, los que deberán estar disponibles a mas tardar el 31 de Marzo del año siguiente para ser presentados a la División de Asociatividad y Economía Social, cuando así se requiriese.

¿Cómo reactivar una cooperativa?

         Si la cooperativa se encuentra inactiva, y de no prosperar la iniciativa para convocar a una Junta general de Socios, por medio del último Consejo de Administración electo, la DAES podrá impartir instrucciones de normalización a petición de los socios, autorizando al efecto un Comité Reorganizador. Para mayor información, la División tiene en su sitio web una minuta instructiva a este respecto.

¿Qué es una Ficha de Datos?

         Es un informe sobre la Junta general de Socios y los acuerdos adoptados en ella, confeccionando en un formulario diseñado por la División de Asociatividad y Economía Social y proporcionado por esta, y que se denominara para todos los efectos legales “Ficha de Datos”. Esta deberá ser firmada por el/la Presidente/a, el/la Secretario/a y el/la Gerente de la cooperativa. El documento se encuentra disponible en la página web de la División: http://economiasocial.economia.cl.

¿Qué tipos de antecedentes puedo obtener sobre cooperativas y dónde?

         Cualquier interesado puede solicitar por medio del sitio web: http://economiasocial.economia.cl

Antecedentes relativos a la vigencia y directiva de una entidad. Además, la DAES proporciona minutas sobre diversas materias relativas a la constitución y funcionamiento de las cooperativas, tales como:

  • Forma en que se celebran las juntas generales de socios
  • Elaboración de actas del Consejo de Administración
  • Instrucciones para reactivación de Cooperativas
  • Normalización contable
  • Forma de aplicar el tratamiento de la cuenta “Fluctuación Valores”
  • Forma de celebrar las adjudicaciones de sitios y viviendas en las Cooperativas de Viviendas y Servicios Habitacionales;
  • Devolución de aportes de capital;
  • Instrucciones sobre disolución, etc.

Extracto Ley General de Cooperativas, publicada por la División de Asociatividad y Economía Social, Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. Mayo, 2016. 

Si tienes más dudas o consultas, escríbenos a decoopchile@gmail.com

 

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