Una gran cantidad de profesionales se encuentra en casa. No por vacaciones, licencia médica o porque ‘se tomó el día’. La causa todos la conocemos. No es agradable. Sin embargo, el trabajo debe continuar. Afortunadamente, y desde ya algunos años, existen variadas soluciones tecnológicas que permiten realizar las funciones remotamente sin bajar la productividad o calidad de estas. ¿Es necesario que nos observen para realizar un buen trabajo? ¿Por qué? Descúbrelo a continuación en esta conversación con Cristian Eyheramendy, Gerente de Transformación e Innovación en Axity.
No solo estamos hablando del contexto COVID19. Aceptémoslo: las estructuras clásicas laborales e intereses y motivaciones personales están cambiando muy rápido. Una de ellas, es la confirmación, cada vez más palpable, que no es necesario trabajar desde la oficina todos los días. Se puede conjugar con el hogar o dónde exista conexión segura a Internet. El Teletrabajo llegó a nuestras vidas de golpe por una pandemia. Según Forrester, entre otras firmas de renombre, se han dado diferentes cifras de mejoras en la productividad.
Hablamos de ahorro de 4 horas semanales por empleado debido a la colaboración con la herramienta, siendo esta la más significativa. La reducción de reuniones y tiempo de las mismas principalmente por ahorro de desplazamientos innecesarios [Esta redacción está rara, no la entiendo bien]. La reducción del cambio constante de aplicaciones por parte de empleados y la estandarización de las plataformas de comunicaciones tanto a nivel interno como hacia los socios de negocios.
Y no solo los colaboradores obtienen beneficios…
“Otro beneficio muy directo para las empresas es la disminución de costos en los puestos de trabajo (físicos), ya que hoy en día un espacio de trabajo en un edificio tiene un alto costo para la organización. Entonces se da un ahorro en costo-eficiencia importante”, dice Cristian Eyheramendy, Líder de Transformación e Innovación en Axity Chile.“Otro ahorro importante tiene que ver con la disminución en el tiempo y convocatoria de las reuniones. Habitualmente una reunión demora entre 10 a 15 minutos, nosotros hoy en día tenemos reuniones instantáneas gracias a Microsoft Teams”.
Microsoft Teams es una solución de colaboración empresarial, donde se pueden conformar equipos de trabajo, compartir documentos desde un repositorio en común, mensajería instantánea , herramientas de planificación de tareas, seguimiento, video conferencias, entre otras. La gran plataforma de colaboración del gigante de Redmond, se integra con SharePoint, Yammer, Skype for Business, Outlook, entre otras conocidas soluciones. Además, posee un módulo para Power BI y Microsoft QBot (Tele-educación)
Como mencionamos anteriormente, el Teletrabajo no es algo nuevo, al menos, en grandes empresas. ¿Y qué sucede en el entorno Pyme? “Primero que todo, debo señalar que el cambio cultural y normativo en cuanto al teletrabajo es un asunto clave que resolver antes de la tecnología en sí. Hoy en día cerca del 30% de las Pymes están trabajando con teletrabajo antes de la contingencia del COVID19, si bien no es una cifra muy importante, esta adopción va ir creciendo con bastante fuerza, debido a la reducción de costos que las empresas están necesitando para operar”, dice Eyheramendy.
El ejecutivo explica a TrendTic que, a través del teletrabajo, las Pymes irán aliviando sus costos operacionales, como menos infraestructura de TI, menos m2, menos puestos de trabajo, por lo tanto, el beneficio será evidente. Además, los costos de setup de estas tecnologías es mucho menor que el costo de un puesto de trabajo físico. “Si sumamos que cada uno utiliza su propia conexión a internet para conectarse, es costo en comunicaciones que se transfiere al empleado, pero se compensa con la reducción de costos del empleado en sus desplazamientos diarios a la oficina”, señala Eyheramendy.
Indiquemos que 52% de las micro empresas, 33% de Pymes, 26% de las medianas y 29% de las grandes empresas sí implementan esta modalidad en la región, según el informe de Trabajando.com, “El Estado del Teletrabajo en América Latina y el Caribe”.
Grandes empresas y Teletrabajo: desafíos en seguridad y BYOD
Para Cristian, las empresas más grandes son las que han tenido más problemas en transformar sus procesos de negocios para trabajar en modalidad teletrabajo. Están pensadas para que la gente esté en una cadena productiva on site. Recordemos que estas tecnologías están en la nube, por lo que no requieren que estas empresas realicen grandes inversiones en infraestructura, como puede ser un data center o servidores locales, así alivianan los costos de operación para estas tecnologías. “Obviamente esto no es gratis, necesita una inversión, pero comparativamente este costo de entregar un servicio en la nube, versus tener una continuidad operacional de esto mismo en servidores propios de la compañía, es mucho menor hoy en día”, explica Eyheramendy
Para Eyheramendy,el principal desafío de las grandes compañías es como hacen la adopción de un nuevo proceso de negocio digital-remoto y reinventarse desde adentro, puesto que la tecnología ya existe.
La seguridad es clave. “Para ello Microsoft posee una plataforma de Identity Management dentro de Teams que permite una autentificación multifactor lo que protege nuestros datos almacenados. Por ejemplo, solicitud de segunda autentificación en el caso de robo de algún dispositivo. Esto lo provee Microsoft nativamente en el servicio de office 365”, dice Eyheramendy
Uno de los temas más relevantes tiene que ver con velar por la seguridad en el trabajo colaborativo, sobre todo con el aumento en la tendencia ‘Trae tu propio dispositivo’ (BYOD, por sus siglas en inglés)
Como recomendaciones, el ejecutivo de Axity, señala que primero, sí o sí, todos deben tener un anti malware, un anti virús actualizado, tanto en el PC de la casa como en el de la oficina. Ahora, las políticas de seguridad de las empresas deberían enfocarse en el hogar. Hoy en día existen muchas empresas que trabajan vía VPN. Como empresa es vital tener una política de autentificación de dos factores, sobre todo si la mayoría está trabajando desde sus casas o en la calle.
Por ejemplo, el Wifi de la casa con encriptaciones avanzadas. “Es impensable tener una red Wifi sin clave. Los algoritmos de seguridad idealmente que sean de 128 bits. Y, en este punto, el desafío es para las empresas proveedoras de servicio de internet, porque el usuario no tiene por qué ser experto en seguridad”, dice Eyheramendy. “Estas deberían recomendar a sus usuarios cambiar las configuraciones de seguridad de sus redes inalámbricas. Y este punto no es tan proactivo de su parte, si bien te obligan a tener una clave, no necesariamente están usando encriptaciones de 128 bits. Estas políticas deberían venir de las empresas de telecomunicaciones como algo proactivo y no reactivo”.
Cambio cultural y pertenencia: claves para el futuro del Teletrabajo
“Lo que tenemos que trabajar en las empresas es el sentido de pertenencia y buscar la forma en que el colaborador siga sintiendo que es parte importante de una organización”, enfatiza Cristian.
El teletrabajo puede tornarse tan impersonal que la identidad con la empresa se vaya perdiendo. Si no se toman estrategias ante esto, puede pasar que el empleado pierda la pertenencia, y luego, trabajar en la empresa A o B sea exactamente lo mismo.
“El principal desafío hoy en día es no perder el sentido de pertenencia. ¿Por ejemplo, cuando estemos en el mes 3 (si llegamos a eso) cómo traemos a los colaboradores de vuelta? El sentido de pertenencia es un valor muy importante para generaciones posteriores a los Millenials”, dice Eyheramendy.
Otro desafío clave es que los clientes de las compañías confíen de que el trabajo se está haciendo bien sin la necesidad de que los estén mirando físicamente. Se puede ser productivo estando desde nuestros hogares.
Otro desafío es hacerles entender a los clientes de que tenemos la capacidad de trabajar y ejecutar un proyecto de manera 100% remota, sin impactos negativos en el éxito del proyecto.
“Lo que puede ocurrir, es que las empresas congelen los proyectos hasta que pase esta emergencia, si no comprenden que sí se puede trabajar remotamente de forma efectiva. Es un cambio cultural clave”, finaliza Eyheramendy.
Fuente: trendtic.cl